Inventário de TI : o que é e 8 dicas de como fazer

Gerenciar uma empresa é uma tarefa que requer muita atenção em detalhes, não importa o tamanho da empresa. Grandes gestores já conhecem táticas para o gerenciamento de colaboradores, com um setor de Recursos Humanos. Mas, como isso pode ser feito com os equipamentos de informática?

Para isso é utilizado o inventário de TI, que permite o gerenciamento de equipamentos e softwares que são utilizados na empresa.

Com um inventário atualizado, é possível identificar vulnerabilidades, como equipamentos defasados, e oportunidades, como o uso de softwares mais modernos.

Acompanhe neste artigo as principais dicas para implementar o inventário de TI na sua empresa e descubra os benefícios desse recurso.

 

O que é o inventário de TI?

Em resumo, o inventário de TI é um catálogo que lista todos os ativos de informática da sua empresa.

Esses ativos podem ser os softwares utilizados, em todos os setores, ou os equipamentos, como computadores, roteadores, switches, impressoras, câmeras fotográficas e muito mais.

O inventário de TI é muito importante para acompanhar o ciclo de vida dos equipamentos e softwares, definindo datas de aquisição, atualização e quem utiliza cada recurso.

As informações incluídas no inventário devem auxiliar o acompanhamento dos recursos, o que requer atualizações constantes e monitoramento por relatórios.

 

Quando o inventário de TI deve ser feito?

O ideal é que o inventário seja criado assim que os primeiros recursos são adquiridos. Mas, se você já tem o maquinário e programas em execução, ainda pode criar o seu inventário de TI.

É importante que, ao identificar essa necessidade, o inventário seja feito o quanto antes. Para isso, confira nossas dicas sobre como montar um inventário de TI.

 

Dicas para o seu inventário de ativos de TI

Confira os passos primordiais para ter um inventário de TI funcional e atualizado, sem deixar de prezar pela segurança dos dados da empresa.

 

1. Faça a rotulação de cada ativo

É essencial que cada ativo tenha um nome. No caso de equipamentos, é possível aplicar etiquetas com um número de série, que será acompanhado pelo inventário.

Para identificar equipamentos e softwares “duplicados”, você deve definir um esquema de rotulação.

 

2. Defina como será feita a rotulação

Você já sabe que tem notebooks na empresa, por exemplo. Mas, como identificar cada notebook de forma única?

Essa é a importância do esquema de rotulação, que pode utilizar diversas formas de identificação, como separação por cores, marcas, etc.

Portanto, junto do nome do ativo, tenha sempre a informação do número único dele. Isso facilita identificar o equipamento durante o uso e no relatório.

 

3. Separe os ativos por categorias

Além de definir a rotulação de cada ativo, o relatório ficará mais organizado se forem utilizadas categorias

Quanto mais detalhada em subcategorias, melhor será a visualização desses dados. Você pode separar por setores da empresa e depois por categorias de ativos.

Assim, fica mais fácil saber qual licença de software cada setor está utilizando, onde está determinado computador ou cabo de rede.

 

4. Crie um arquivo com todos os ativos rotulados

O arquivo do inventário de TI pode ser feito da forma que funcione melhor para a sua empresa. Isso significa que ele pode ser uma lista em tabela, um conjunto de gráficos ou uma tabela no banco de dados

O mais recomendado para a segurança da empresa é que o inventário seja feito em um banco de dados

Além de evitar que os dados sejam expostos em ciberataques, o inventário no banco de dados também permite a automatização de processos.

 

5. Mantenha o inventário na nuvem 

Com o inventário na nuvem, fica mais prático manter o arquivo atualizado constantemente. Além dos processos automatizados e o acesso por mais de um responsável.

Porém, é importante que o sistema escolhido também permita a atualização manual do inventário, reduzindo as chances de itens duplicados ou erros no preenchimento. 

 

6. Automatize a atualização constante do inventário 

Com o inventário em um banco de dados, você pode utilizar diversas ferramentas para automação da atualização de ativos

Esse processo de automação pode auxiliar em tarefas mais simples da atualização do relatório, como a renovação de licenças de softwares, por exemplo.

 

7. Nomeie um responsável para o monitoramento

Com o inventário em execução, é importante que ele tenha alguém responsável pelo seu monitoramento e atualização.

Essa função pode ser feita pelo setor de TI ou empresas contratadas, que oferecem esse serviço. 

Porém, o monitoramento de um responsável não descarta a necessidade de relatórios de acompanhamento, que podem e devem ser requeridos pela gestão da empresa.

É importante também que a segurança dos dados do inventário de TI seja uma preocupação da equipe responsável. Afinal, o prejuízo por vulnerabilidades pode ser incalculável. 

 

8. Utilize relatórios para identificar vulnerabilidades e oportunidades 

Por fim, o uso dos relatórios periódicos sobre os ativos de informática é um grande benefício para o gerenciamento da empresa.

Com esses relatórios é possível rastrear os ativos ao longo do seu ciclo de vida, identificar o que precisa ser atualizado ou trocado por recursos melhores e o que pode estar custando mais dinheiro do que deveria.

A automação dos processos e o monitoramento dos ativos mantém sua empresa mais organizada, segura e eficiente no dia a dia.

 

Por que fazer o inventário de TI?

Após as dicas de como colocar o inventário de TI em prática, você pode estar se perguntando quais são, afinal, os benefícios de implementar o inventário na sua empresa.

Com um relatório atualizado de todos os seus recursos, é possível:

  • Detectar problemas e tomar decisões efetivas;
  • Gerenciar prazos e garantias com facilidade;
  • Ter segurança dos dados corporativos;
  • Monitorar as necessidades de TI da empresa.

Além desses benefícios, o inventário de TI é um dos recursos que auxiliam a alta disponibilidade dos sistemas de uma empresa. 

A alta disponibilidade é a redundância de recursos, sejam em software ou hardware, para que, em casos de falhas de um dos recursos, os sistemas operacionais não fiquem fora do ar.

No caso de sites, principalmente no setor de varejo e serviços, é essencial estar sempre online para os usuários. 

Para utilizar o seu inventário de TI junto dessa estratégia, leia: Como garantir uma alta disponibilidade na sua aplicação.

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